关于征求《武汉市档案服务机构

备案办法》（草案）意见的通知

全市各档案服务机构及从业人员：

现将《武汉市档案服务机构备案办法》（草案）印发给你们，请结合实际提出修改意见，并于2月15日（星期二）前将修改意见及建议报送至邮箱：bmjzcfgc@163.com。

联系方式：罗建衡 82416678，82418522（传真）。

                         中共武汉市委机要保密和档案局

                                2022年2月7日

武汉市档案服务机构备案办法（草案）

第一章   总则

第一条  为加强对档案服务机构的监督，规范档案服务机构备案工作，依据《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》《武汉市档案管理条例》以及国家档案行业标准《档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规范》有关规定，结合武汉市实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案服务机构是指从事档案寄存、档案数字化、档案整理、档案管理咨询、档案开发利用、档案销毁等服务的企业法人组织。

第三条  本办法适用于本市范围内的档案服务机构及其人员。

     第四条  档案服务机构承接档案服务的，及时到市档案主管部门备案，自觉接受监管。

第二章  备案的申请和办理

     第五条  申请备案的档案服务机构，应当具备以下条件：

（一）合法有效的营业执照；

    （二）与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同，签订保密协议（或保密承诺书）。

（三）具有必需的服务能力、经验和信誉。人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足档案服务工作要求；具有档案或相关专业大学本科以上学历，或具有档案中级以上专业技术职称的工作人员，其他档案业务工作人员取得岗位资格证书；不存在违约行为、安全事故等不良记录；工作人员无犯罪记录。

（四）从事档案数字化服务的，其股东及工作人员为中华人民共和国境内公民；

（五）从事档案寄存服务的，应当符合《档案保管外包服务管理规范》规定，选择符合要求的存放地点，配备空调机、除湿机、无紫外线照明、防盗、火灾报警系统和灭火设施等。

（六）法律法规、行政规章和国家行业标准规定的其他条件。

     第六条  档案服务机构在申请备案时，应向市档案主管部门提交下列材料：

    （一）备案申请书；

（二）法人代表身份证及其复印件、联系方式；

（三）体现第五条内容的有关材料或其复印件；

（四）《武汉市档案服务机构年度经营情况表》（见附件）。

    第七条  市档案主管部门对申请人提出的申请进行审核。申请材料符合要求的，5个工作日内办理《档案服务机构备案证书》（以下简称备案证书）；申请材料不全或不符合法定形式的，可以当场更正的当场更正，不能当场更正的应当一次性告知申请人需补正的全部内容。

第三章   备案证书的管理

     第八条  备案证书有效期为3年。

     第九条  备案证书由市档案主管部门印制，载明档案服务机构的名称、统一社会信用代码、法人代表姓名、机构住所、经营范围、证书编号、投诉举报电话、发证机关（加盖公章）、发证日期、证书有效期限。

     第十条  备案证书载明的机构名称、统一社会信用代码、法人代表和经营范围发生变化的，档案服务机构应当向市档案主管部门申请变更备案，并提交下列申请材料：

    （一）变更备案申请书；

    （二）营业执照及其复印件；

    （三）法人代表身份证及其复印件；

    （四）备案证书原件；

    （五）与变更事项有关的其他材料。

     第十一条  市档案主管部门审查后准予变更的，5个工作日内办理新的备案证书，证书编号不变，发证日期为作出准予变更的日期，有效期与原证书一致。原备案证书由市委机要保密和档案局收回。

     第十二条  备案证书遗失的，档案服务机构应当向市档案主管部门提出书面申请予以补发。

第四章   监督管理与服务

     第十三条  市档案主管部门每季度在“武汉市国家保密局网站”公布已备案档案服务机构的基本信息供查询。

    第十四条  档案服务机构应当每年向市档案主管部门报送《武汉市档案服务机构年度经营情况表》。不报送的不再办理备案证书。

     第十五条  档案服务机构在服务过程中有下列违法违规情形的，市档案主管部门撤销其备案证书：

（一）丢失属于国家所有的档案的；擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（二）泄露国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人信息的；

（三）无保密资质从事涉密档案服务活动的；

（四）超出《档案服务外包工作规范》规定的档案服务业务类型从事档案服务活动的；

（五）采取伪造或借用他人职称资格证（聘书）、学历证书、培训证件等方式取得备案证书的；

（六）营业执照被注销或吊销的；

（七）其他违法违规行为。

     第十六条  市档案主管部门应当为档案服务机构备案工作提供政策法规咨询服务。

第十七条  市档案主管部门工作人员在备案工作中应当遵守廉洁自律规定，坚持秉公执法、廉洁从政。

第五章  附则

    第十八条  本办法自印发起施行。2018年3月27日武汉市档案局印发的《武汉市档案中介服务机构备案管理办法（试行）》（武档规〔2018〕1号）同时废止。

    第十九条  本办法由市档案主管部门负责解释。